Um dos principais deveres do sindico é a correta prestação de contas, o que deve ocorrer tanto anualmente apresentando em assembleia, quanto, eventualmente nos casos em que os condôminos exigirem conforme prevê o nosso código civil em seu artigo 1.348, sendo que todas as despesas devem estar documentalmente comprovadas.

A ausência de prestação de contas é um dos grandes responsáveis pela destituição dos síndicos, uma vez que os condôminos querem e possui o direito de saber aonde e como suas contribuições estão sendo empregadas em prol do condomínio.

É importante que o síndico saiba que em caso de ser constatada alguma diferença de valor entre a arrecadação dos condôminos e as despesas comprovadas, além dos condôminos poderem destituir o síndico do cargo, o mesmo também poderá ser acionado civil e criminalmente, por não cumprir com sua obrigação legal e por se apropriar de fundos do condomínio.

E para evitar tais problemas é fundamental que o síndico crie um arquivo claro e organizado com todos os comprovantes de pagamentos, tais como, notas fiscais, recibo de contas, orçamentos, RPA, comprovante de pagamento a funcionários, dentre outros. Devendo sempre ter o cuidado de exigir e guardar tais comprovantes.

Conte sempre com a ajuda da administradora e/ou um contador para que os profissionais possam auxiliar na organização,elaboração do balancete, pagamentos, podendo também contar com uma empresa de auditoria.

Por último é importante ressaltar que qualquer condômino interessado tem o direito de acessar o arquivo do condomínio, bastando que solicite com antecedência ao síndico ou administradora, não podendo o condômino ficar com a pasta de documentos para si ou leva-los para sua casa.